Простой водителей часами, дополнительный стресс и работа логистов, потеря денег и клиентов компании – результат ошибки в ТТН. Даже отдав предпочтение оптимизации и технологиям, компании продолжают сталкиваться с критическими ошибками, а водители сталкиваются с дополнительным стрессом и необходимостью объяснять на каждой точке, почему документ «еще не подписан», «не прогрузился» или «не принят системой». Неправильное использование электронного документооборота не поможет избавиться от бюрократии. Объясняем, что вызывает задержки, как этого избежать и не блокировать движение груза, чтобы электронные накладные действительно упрощали процессы.

Ошибка №1. Отсутствие ЭЦП хотя бы у одного участника: грузоотправителя или получателя

ЭТТН — юридически значимый документ, который не будет работать при отсутствии электронной цифровой подписи. Если активной ЭЦП нет хотя бы у одной из сторон, то электронная накладная проходить не будет. Как итог, документ оформлен, груз стоит, водитель нервничает, а накладная не появляется в системе и не может быть использована.

Как это влияет на перевозку:

• водитель получает стресс, не может повлиять на ситуацию, но именного его будут спрашивать о наличии документа;
  
  

• логисты тратят рабочее время не на планирование процессов, а на поиск подписи;
  
  

• компания нарушает сроки, хотя вина формально «никому не принадлежит»;
  
  

• срываются окна разгрузки, клиент недоволен.
  
  

Как избежать эту ошибку с MetaEra

Сервис MetaEra позволяет заранее проверить, действительна ли ЭЦП – как у вашей компании, так и у контрагента. Система показывает, была ли подпись валидной на момент подписания документа и обеспечивает уверенность в том, что юридический документ имеет силу.

Ошибка №2. Неверные данные о грузе — накладная отклоняется, а водитель “застревает”

Частные факторы задержки: неверный вес, неправильный код товара и неполное наименование. Без полной корректности данных контролирующие службы не могут разрешить дальнейшее движение груза, а система тормозит маршрут. Пока давление на водителя растет, логисты вынуждены срочно править документы, искать данные и перезагружать систему.

Как это влияет на перевозку:

• груз не принимают, очередь растёт;
  
  

• водитель тратит часы вместо минут;
  
  

• логисты вынуждены перепроверять всё заново;
  
  

• маршрут ломается, даже если на бумаге он был идеальным;
  
  

• компания получает репутационные риски.

Так маленькая неточность превращает электронную накладную в препятствие, а команда сталкивается с проблемой, которую легко было бы предотвратить.

Особенно тяжело водителям, которые вынуждены объяснять несоответствия, хотя не они заполняли документ. Они теряют время, нервничают и оказываются в «ножницах» между двумя сторонами — отправителем и получателем.

Как избежать эту ошибку с MetaEra

Ошибки в кодах товара или наименовании выявляются сервисом MetaEra автоматически, что помогает избежать подобных ситуаций и обойти человеческий фактор.

Ошибка №3. Документ не подписан вовремя — водитель едет, но ЭТТН “висит”

Даже если электронная ТТН уже подписана, но документ еще не передан в систему, то с проблемой столкнется непосредственно водитель на точке выгрузки. Формально документ существует, но получатель не видит его в системе и не может принять груз.

Как это влияет на перевозку:

• полная остановка процесса на разгрузке;

• сотрудникам приходится подписывать документ в спешке и под давлением;

• водитель теряет время и получает стресс;

• вся цепочка поставки смещается на часы.

Ежедневно из-за задержек компании теряют деньги и нервы: перевозка превращена в хаос, никто не понимает, на каком этапе находится груз. А нарушение графика напрямую связано с недовольством клиентов и потерей контрактов.

Как избежать эту ошибку с MetaEra

Решения к стабильной работе ЭТТН – автоматическое обновление статусов в реальном времени. Сервис электронного документооборота MetaEra позволяет подписывать документы заранее и не допустить ситуацию, когда водитель выехал, а документ еще не оформлен.

Что обеспечивает сервис MetaEra

• Уверенность для водителя

Он едет спокойно, зная, что на точке его не развернут из-за ошибок в документах.

• Прозрачность для логистов

Все участники видят статус груза, подписи и этапы оформления.

• Спокойствие для клиентов

Заказчики получают прозрачный статус перевозки: они видят, что документы оформлены корректно, груз движется по плану, а риск задержек минимален.

Контроль, автоматизация и возможность избежать человеческий фактор и случайности – это то, что обеспечивает сервис еще до выхода на маршрут. MetaEra превращает оформление электронных накладных из хаоса в предсказуемый рабочий процесс, где документ не мешает логистике, а помогает ей и становится основой стабильной перевозки.